Dacă ati ajuns pe aceasta pagina inseamnă ca sunteți în căutarea unor informații despre proceduri in general sau despre o anumită procedură. Fiecare distribuitor este unic, iar procedurile trebuie să fie oglinda activităților și structurii acestuia. Nu este greșit să vă inspirați din procedurile altora, dar este esențial să înțelegeți că trebuie să preluați doar ceea ce se pliază pe specificul afacerii voastre. O procedură eficientă nu trebuie să fie lungă și complicată, o procedură clară și concisă de 3 pagini poate fi mult mai utilă decât una de 50 de pagini, dacă acoperă strict ceea ce este necesar. Scopul este ca procedurile să fie instrumente utile de lucru, nu simple documente de arhivă!
Deocamdată, este important să rețineți că o procedură are următoarea structură:
1.Scop/Obiectiv
- Definește motivul existenței procedurii.
- Orice procedură trebuie să aibă un scop clar și bine definit.
Domeniu de aplicare
- Delimitează activitățile și procesele la care se aplică procedura.
- Ajută fiecare persoană implicată să știe exact ce are de făcut.
Documente de referință
- Include reglementări, legi, ghiduri sau standarde relevante pentru activitatea desfășurată.
Definiții
- Explică termenii, expresiile și conceptele esențiale utilizate în document.
Descrierea procedurii
- Prezintă procesul sau activitatea în detaliu.
- Explică modul de desfășurare și pașii necesari pentru implementare.
Responsabilități
- Precizează cine coordonează activitatea, cine monitorizează aplicarea procedurii și cine controlează gestionarea acesteia.
Anexe
- Conține registre, liste, formulare și alte documente relevante pentru aplicarea procedurii.